E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Vorteile der E-Mail-Archivierung :

Schutz vor Datenverlusten
Anwender können wichtige E-Mails nach Belieben oder aus Versehen unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen können so täglich wichtige Daten verlieren. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach den empfohlenen Vorgaben vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.

Rechtliche Sicherheit
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.
Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Darüber hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden
Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen. Durch E-Mail-Archivierung kann diese Kostenspirale wirkungsvoll durchbrochen werden:
▪ Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert
▪ Die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen (sofern diese die betroffenen E-Mails noch enthalten) durch die IT-Abteilung entfällt; Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen
▪ Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert
▪ Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden

Die durch E-Mail-Archivierung eingesparten IT-Kosten erzeugen in der Regel schon nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI).

Wenden Sie sich gerne an uns.

Gerade jetzt nach der DSGVO ist E-Mailverschlüsselung immer mehr im Gespräch. Damit personenbezogene Daten und wichtige Dokumente gesichert übertragen werden, haben wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Und das sicher – einfach und kosteneffizient. Lassen Sie sich gerne von uns Beraten.

Hier noch ein kurzes Video über unsere Verschlüsselungslösung von unserem Partner IS-FOX Encrypt.